重點清楚的報價應寫明由誰發出、發給誰、報價編號和日期、淺白的工作範圍、逐項價錢、可選附加項目、不包括項目、假設條件、總額（如有稅項）、付款條款、有效日期，以及一個清晰的確認方法。每次都用同一結構。
清楚報價的 12 個部分
| 部分 | 為何重要 |
|---|---|
| 1. 你的公司資料 | 名稱、聯絡方式及你平常會展示的登記資料，讓客人知道在跟誰交易。 |
| 2. 客戶及工作地點 | 一天發很多報價時，避免混淆。 |
| 3. 報價編號及日期 | 雙方可以說「報價 0142」，而不是「上星期那份」。 |
| 4. 工作範圍 | 淺白的承諾。大部分爭拗都源於範圍含糊。 |
| 5. 逐項價錢 | 每項數量 × 單價，總額有跡可尋。 |
| 6. 可選附加 | 客人可加可減，不用重新議價。 |
| 7. 不包括 | 寫明不包甚麼，寫一次就夠。 |
| 8. 假設條件 | 價錢依據甚麼（進出、面積、時間）。假設不符時，價錢會重新確認。 |
| 9. 總額、貨幣及稅項 | 付款時沒有意外。 |
| 10. 付款條款 | 訂金、餘數、到期日及接受的付款方式。 |
| 11. 有效期 | 價錢到期的日子。 |
| 12. 如何確認 | 一個清晰的下一步。 |
逐步做法
- 定價前先確認資料範圍、面積或數量、地點、日期及任何影響工作的情況。未知的事項寫成假設條件，不要默默估計。
- 用淺白文字寫工作範圍一至兩句客人能複述的說明：你會做甚麼、在哪裡做、客人得到甚麼結果。
- 逐項列出價錢每項一行，數量 × 單價，依照你的價目表。客人會信任可以追溯的總額。
- 分開附加、不包括及假設附加項目獨立一欄，列明不包括的項目，並寫出價錢所依據的假設。
- 寫明條款總額及貨幣、稅項（如適用）、訂金及付款方式，以及報價到期日。
- 令確認變得容易只給一個下一步：回覆 YES、簽署，或支付訂金連結。發出前再對照價目表檢查一次。
可填寫報價範本
複製到筆記、快速回覆或文件中，把［方括號］內容換成你自己的資料和價錢。
［公司名］· ［電話／電郵］
報價［編號］· 日期：［日期］· 有效至：［日期］
客戶：［客戶名稱］· ［工作地點］
工作範圍
［你會做甚麼、在哪裡做、結果是甚麼。］
價錢
• ［項目］— ［數量］× ［單價］= ［小計］
• ［項目］— ［數量］× ［單價］= ［小計］
小計：［金額］
［稅項，如適用］：［金額］
總額：［貨幣］［金額］
可選附加（不計入總額）
• ［附加項目］— ［價錢］
不包括
• ［項目］
此價錢假設
• ［假設，例如進出、面積、日期］
如有改變，我們會在開工前確認修訂報價。
付款
［訂金及時間］· ［餘數及時間］· ［接受的付款方式］
確認方法
回覆「YES［編號］」，我們會確認日期。
避免爭拗的寫法
- 含糊：「一般清理。」清楚：「清走並處理你相片中地下儲物室內的物品。」
- 含糊：「價錢可能有變。」清楚：「此價錢假設地下可直接進出；如需行樓梯，我們會在開工前確認修訂報價。」
- 含糊：「完工後付款。」清楚：「［訂金］確認預約；餘數於完工當日以［付款方式］支付。」
- 含糊：「短期內有效。」清楚：「有效至［日期］。」
值得知道的公平營商規則
在香港，《商品說明條例》（第 362 章）自 2013 年起擴大至涵蓋服務，並禁止多種不良營商手法，包括服務的虛假商品說明、誤導性遺漏、具威嚇性的營業行為、餌誘式廣告宣傳、先誘後轉銷售行為，以及不當地接受付款（香港海關）。逐項列明價錢、寫清不包括項目和假設條件的報價，是符合這些規則的良好做法。其他地區請查閱當地消費者保障規則。本文只屬一般資訊，並非法律意見。
常見報價錯誤
- 沒寫不包括項目，到開工當日才爭拗。
- 只有一個總數，沒有明細。
- 沒有到期日，幾個月後被要求按舊價做。
- 不同同事用不同格式。
- 在對話中改價，而不是重發有編號的報價。
- 發出前不再看一次。對照價目表快速檢查，可避免大部分錯誤。
定價時要計入的成本因素
我們不提供示例價錢，因為你的價錢取決於你的成本和市場。編寫逐項價錢時，請逐一檢查：
- 人工：人數 × 時間，如收車程時間也要計入。
- 物料或第三方費用：零件、棄置、牌照或代支費用。
- 地點：距離、泊車、大廈出入規定。
- 時間：急件、週末或非辦公時間。
- 數量：你提供的套餐或數量優惠。
- 風險：用假設條件處理未知因素，而不是暗中加價。
想了解報價智本身的收費，請見收費頁。
報價智可以幫甚麼
報價智的設計正正圍繞本文講的習慣，而且我們清楚分開「已上線」與「即將」：
- 已上線 網站表格進件：
/c/?s=你的代碼或嵌入表格，報價所需資料一次過收齊。 - 已上線 按規則草擬：根據你的價目表與規則（套餐、附加、數量、地區），不會亂報數字。詳見什麼是規則化報價。
- 已上線 查詢及報價草稿集中在一個控制台，可批准／修改／略過：每個報價都由你批准後才發出。詳見人手閘門。
- 已上線 批准報價後，一鍵生成 FPS／PayMe／PayPal 付款訊息：用你自己儲存的資料，由你自行發送，款項直接入你帳戶。報價智不處理、不代收、不追蹤付款。
- 即將 Meta WhatsApp 自動發送、連接你自己的 WhatsApp 號碼、報價紀錄、Google 日曆。路線圖 跟進提醒、CRM 同步、發票 PDF。在此之前，你批准後自行把報價複製到 WhatsApp 發出，跟進訊息亦由你自行發送。
常見問題
報價和估價有甚麼分別？
用語因地區和行業而異，但一般而言，估價是大約價錢，報價是特定範圍的確實價錢。無論叫甚麼，都要寫明價錢是否固定，以及甚麼會令它改變。
報價應該有效多久？
足夠讓客人考慮，但又不至於讓你的成本已經改變。按你的生意定一個期限，並寫明確實日期。
應該逐項列出還是只給總數？
逐項列出。明細建立信任，方便客人選擇附加項目，也更易在發出前發現錯誤。
報價後工作內容有變怎麼辦？
發一份新編號或新版本的修訂報價。不要只在對話中改價而沒有雙方可參考的書面更新。
可以用 WhatsApp 訊息發報價嗎？
可以。只要包含以上各部分，結構清楚的文字訊息就可以。記得保留副本以便日後查找。
這是法律意見嗎？
不是。本文只屬一般資訊。香港海關有發布不良營商手法的指引；其他地區請查閱當地消費者規則。