跟進的五個原則
- 提及報價。「辦公室翻新的報價 0142」容易找；「想跟進一下」就不易。
- 每則只問一個問題。盡量令對方一個字就能回覆。
- 附上有用的東西。一個解答、一個選項、一個日期，或你真正做過的類似工作相片。
- 保持簡短。在手機上一屏內看完，不用捲動。
- 對方要求便停止。如客人說不用或要求停止，就停止並把對話標為結束。
簡單的跟進節奏
- 確認客人收到報價即日。簡短，寫上報價編號，並表示樂意解答問題。
- 數天後問候只問一個容易回答的問題，例如範圍是否合適、日期是否可行。
- 回應真正的顧慮價錢、時間或信任。先提供較小的方案、其他日期或更多資料，而不是一開始就減價。
- 到期前提醒有效日期前一兩天，說明價錢保留至當日。
- 結束對話如仍無回覆，發最後一則有禮訊息，並把對話標為「未成交」或「已結束」。
- 記錄結果成交或未成交及原因，用來改善價目表和範本。
按你的生意調整間隔。當週完成的工作，跟進要比需要一個月決定的項目快。報價一發出，就把每次跟進日期寫在對話標籤或日曆上。
10 個可直接複製的跟進範本
更改［方括號］內的文字。全部適用於 WhatsApp；如用電郵，可加主旨「報價［編號］— ［工作］」。
1. 已發報價（即日）
2. 欠缺資料
3. 第一次問候
4. 價錢疑問
5. 時間疑問
6. 需要問其他人
7. 到期提醒
8. 結束對話
9. 成交：下一步
10. 未成交：問原因
跟進與推廣訊息的分別
跟進客人主動索取的報價，屬於同一對話的一部分；之後向同一聯絡人發推廣，就是市場推廣，須遵守相關規則：
- 香港：《非應邀電子訊息條例》規定商業電子訊息的發送人須提供清晰準確的發送人資料、提供取消接收服務，並在十個工作天內執行取消接收要求等（通訊辦）。使用客戶個人資料作直接促銷，受《個人資料（私隱）條例》規管，詳見私隱專員公署的直接促銷指引。
- 美國：FCC 說明了消費者對不想要的來電及短訊的保障（FCC 消費者指南，英文）。
實用原則：只跟進客人索取的報價、對方要求便停止，並在加入任何推廣名單前取得清楚同意。本文只屬一般資訊，並非法律意見。
不用 CRM 也能追蹤跟進
在 WhatsApp Business 應用程式中，用「已報價」「待跟進」「成交」「未成交」等標籤按階段篩選對話，並把以上範本存成快速回覆，輸入「/」即可使用。小團隊用一張共用試算表記錄報價編號、發出日期、下次跟進日期和結果已足夠。
漏跟進的代價（成本因素）
我們不引用轉化率數字，因為每盤生意都不同。不如用一個月數一數：
- 發出的報價 vs 有任何回覆的報價。
- 完全沒有跟進就過期的報價。
- 第二、第三則訊息後才成交的工作。
- 沒有存範本時，每次跟進花的時間。
這些數字會告訴你跟進習慣對你值多少。報價智現時不會代你發跟進訊息或提醒（屬路線圖）；方案見收費頁。
報價智可以幫甚麼
報價智的設計正正圍繞本文講的習慣，而且我們清楚分開「已上線」與「即將」：
- 已上線 網站表格進件：
/c/?s=你的代碼或嵌入表格，報價所需資料一次過收齊。 - 已上線 按規則草擬：根據你的價目表與規則（套餐、附加、數量、地區），不會亂報數字。詳見什麼是規則化報價。
- 已上線 查詢及報價草稿集中在一個控制台，可批准／修改／略過：每個報價都由你批准後才發出。詳見人手閘門。
- 已上線 批准報價後，一鍵生成 FPS／PayMe／PayPal 付款訊息：用你自己儲存的資料，由你自行發送，款項直接入你帳戶。報價智不處理、不代收、不追蹤付款。
- 即將 Meta WhatsApp 自動發送、連接你自己的 WhatsApp 號碼、報價紀錄、Google 日曆。路線圖 跟進提醒、CRM 同步、發票 PDF。在此之前，你批准後自行把報價複製到 WhatsApp 發出，跟進訊息亦由你自行發送。
常見問題
報價後多快要跟進？
發出當日先確認，數天後再問候。按客人一般的決定速度調整。
跟進多少次才算太多？
常見而有禮的做法是：確認、問候、到期提醒，以及最後一則結束訊息。客人說不用或要求停止，就要立即停止。
跟進時應該減價嗎？
不應一開始就減。先找出顧慮所在，較小的範圍、另一個日期或更多資料，往往不用減價也能解決。
報價跟進算不算推廣訊息？
跟進客人索取的報價屬於同一對話。之後發出的推廣屬市場推廣，視乎地區可能需要同意及取消接收選項。
可以用電郵代替 WhatsApp 跟進嗎？
可以。範本同樣適用，記得在主旨加上報價編號，方便查找。
報價智會自動發跟進訊息嗎？
不會。報價智現時沒有任何跟進提醒（人手或自動），跟進提醒屬路線圖。今日已上線：網站表格進件、按價目表草擬、查詢及報價草稿集中在一個控制台、每個報價都由你批准後才發出，以及批准報價後一鍵生成 FPS／PayMe／PayPal 付款訊息。請用上面的範本，自行發送跟進訊息。